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2006年9月底,我协会申请的中国科学技术协会“学会办事机构改革创新试点项目”被批准立项,为此我协会按照申请立项时填报的《项目任务书》认真组织开展落实工作。经过近一年工作的开展,“办事机构改革创新试点项目”按进度如期完成第一年的工作,我协会内部组织了自查工作,现将自查结果上报,具体内容如下:
一、试点项目实施以来的组织领导和具体措施
为了更好的落实“办事机构改革创新试点项目”,通过开展办事机构改革完善工作,进一步深化和加强内部竞争机制,完善用人制度改革,推动协会组织、职工队伍素质和基础能力建设,达到完善办事机构,提高服务水平,提高协会生存能力和竞争能力的目的。从而承担更多的政府职能转移工作,根据社会主义市场经济发展的需要和企业的需求,开展更多更好的有针对性的管理和服务工作,为社会经济的协调发展做出更大贡献。
我协会根据《项目任务书》中拟订的项目落实工作计划,于2006年10月召开了落实“办事机构改革创新试点项目”工作动员会,协会秘书处领导亲自主持会议并明确了开展项目落实工作,促进协会办事机构改革的重要性;同时责成协会办公室具体负责项目落实督办工作。11月份我协会组织成立了“开展ISO9000质量管理体系认证工作组”、“协会中长期战略发展规划和培训规划起草工作组”、“人事福利工作改革工作组”、“办公自动化管理推进工作组”和“理事会及会员管理工作组”等项目落实工作小组,明确责任分工,动员了协会理事会顾问、理事和专家,协会法律顾问,秘书处各部门主任以及下属的方圆标志认证集团有限公司和华标伟业科技发展有限公司的相关人员共同参与项目落实工作,另外根据项目落实需要还积极联络了北京市人才服务中心和国家标准化管理委员会信息中心等主管部门和单位,寻求项目支持与合作,共同推进项目落实工作的开展。项目落实期间协会还通过协会召开的常务理事会、理事长办公会的机会,向协会领导机构汇报项目的进展情况,听取常务理事和理事长们的意见和建议,及时对项目落实计划进行修订和调整,在全体工作人员的共同努力和各方的大力支持下,使项目落实工作得以顺利进行。
二、项目主要进展和年度考核指标完成情况
(一)“推进组织机构建设,建立和完善符合市场和社会需求的运行体制”工作开展情况
1、质量管理体系认证工作
为落实“建纲立制,完善制度建设”工作,我协会利用自身优势,聘请下属的方圆标志认证集团有限公司于2007年4月开始启动质量管理体系认证工作,4月5日至6日组织开展了全员ISO9000质量管理体系标准培训工作,学习了GB/T19001-2000质量管理体系标准。目的是使全体工作人员了解标准的内容,明确推行质量管理体系管理和实施质量管理体系认证的目的和意义,规范协会的管理工作。4月6日培训结束后成立了质量管理体系认证文件编写小组,编写组成员由各部室主任和业务骨干等12人组成。4月9日至10日编写组成员在咨询老师的指导下学习了质量管理体系文件的编写方法及要求,4月11日至30日编写组成员根据各部门的实际工作进行了文件编写工作并完成了质量管理体系文件初稿;5月初在咨询老师的指导下对初稿进行了修改和整理后定稿,形成了协会质量管理体系三级文件,包括《质量手册》、《程序文件》、《记录文件》及《作业文件》等四部分。
5月31日召开了全体工作人员参加的质量管理体系文件发布动员会,协会秘书处领导做了动员讲话,协会的质量管理体系开始运行。会后各部门组织进行了质量管理体系文件培训,通过培训使全体工作人员结合部门的工作实际更加深入地了解标准的内容。按计划5月31日至7月底是质量管理体系试运行阶段,各岗位根据质量管理体系内容要求进行工作,并保留运行控制记录,以符合质量体系要求。做到有章可循,达到“写到的一定要做到,做到一定要有效”的目的。在此期间协会于6月28日至29日组织了协会各部门内审员培训并组织了协会内部审核;各部门结合内审工作的开展,针对部门工作进行了认真的检查,并根据内审发现的问题制定了改进措施,极大的促进了部门工作效率的提升,下一步协会将于7月下旬组织管理评审,8月底按项目落实计划完成协会的质量管理体系认证工作。
通过质量认证工作的开展,对协会现有制度进行了进一步规范,完善了以人事管理,财务资产管理,组织机构管理和具体业务工作管理为主体的规章制度质量管理体系并付诸实施,使制度的普遍性,可操作性和实效性达到整体的提升,促进了工作效率和服务工作水平的提高。
2、企业文化和发展规划建设
结合质量管理体系认证工作,我协会积极推进了企业文化建设,利用协会搬迁新办公场所的契机,对协会的企业形象进行了进一步设计和完善,大到办公楼体广告,小到信封信纸,严格按照协会VI视觉识别系统进行设计、施工或制作,还重新修改并印制了协会新的宣传资料,对协会网站“中国标准化信息网”的版面进行了改版,增加了企业形象宣传栏目,通过硬件设施和宣传平台的建设工作,提升协会整体社会公众形象。
我协会根据中央经济工作会议和全国质量监督检验检疫工作会议提出的“以提高国家竞争力为核心,继续推进标准战略的实施,全面提升标准化在提高产品质量水平、促进产业发展、资源节约、和谐社会建设中的有效性,进一步提高我国在国际贸易中的战略地位,促进我国经济社会又快又好发展”的标准化工作总体要求和国家标准化管理委员会制定的《标准化”十一五”发展规划纲要》,结合协会开展的试点项目落实工作,以及1月份我协会第六届理事会第三次常务理事会暨2006年度第二次理事长办公会上提出的“建立协会长远发展规划和战略目标以及创建协会企业文化”的具体要求,根据近年协会的发展情况,对2005年12月制定的《中国标准化协会“十一五”工作思路》进行了重新修订和补充。提交于7月6日召开的我协会第六届理事会2007年度第一次理事长办公会进行了审议,将根据各位理事长提出的意见和建议进行修改,形成协会中长期发展的战略指导性文件,使协会的工作目标更加明确,促进协会又快又好的发展。
3、下属分支机构管理工作
为落实“加强机构监管,实施规范运作”工作,在协会推行质量管理体系认证的同时,协会根据下属分支机构的工作特点和需求开展了调研工作。5月10日召开了分会秘书长工作会议,5个分会的秘书长或代表参加了会议,协会理事长和秘书处领导出席了会议。会议听取了协会2007年工作动态及全国标准化工作要点的介绍,秘书处各部门负责人还介绍了各部门业务工作开展情况。各分会秘书长也对近期各分会的工作开展情况作了汇报,并就工作中的问题进行了探讨,提出了意见和建议。会上各分会表示要加强与协会的交流,结合社会关注热点问题联合开展工作,达到互利双赢;各分会还表示在开展工作的同时要加强遵纪守法的意识,做到合法经营。通过组织召开分会秘书长工作会,为下一步建立定期工作汇报制度和合作业务工作督办制度,实施日常业务监管工作收集了必要的信息并就下属分支机构的管理工作达成共识。为下一步开展净化协会分支机构,做到应社会需求而设立,服务社会,服务标准化工作打好基础。
(二)“推进协会人事制度改革,提高人员素质和生存能力”工作开展情况
1、人事工作
为落实“事业单位人事改革,推行全员聘用制”工作,我协会今年全面推行了事业单位全员聘任制,全员签署了聘用协议或劳动合同。在全员聘用制工作开展之前协会人事部门认真做好人事改革工作前的宣传工作,使聘用制工作得以顺利进行。通过此项工作的开展进一步提高了工作人员的忧患意识和竞争意识,促进了协会工作效率的提升。
我协会还依照项目落实计划与北京市人才服务中心进行了接触,就建立人才招聘体系,利用中介组织人才库人力资源优势,定向查询并招聘所需人才及采用“猎头”方式招聘高级人才;以及建立培训协作机制等工作进行了广泛的研讨,并从人员培训和招聘工作入手开展试点工作,为下一步建立人才选拔、考核、招聘乃至培训工作的管理体系做好准备。在上述工作开展的同时我协会还进一步完善了协会内部聘用制度,对招聘人员严格执行了面试-笔试-复试的招聘考核程序,通过北京市人才发布招聘信息,并对全部应聘对象严格履行基本素质、专业知识和外语等为内容的招聘考核,为此我协会设计了针对不同专业和岗位的共8套招聘考核题目,招聘入职的考核率达到100%,做到了“严进宽出”,保证了新聘工作人员的素质。
2、培训工作
为落实“建立内部培训体系,提高职工队伍素质”工作,协会办公室在广泛征求协会各部门意见的基础上,结合协会总体工作计划和实际工作需要,拟定了《2007年协会年度培训计划》,培训工作由办公室组织安排并加以实施,从2007年4月份开始陆续开展了“ISO9000质量管理体系标准”全员培训、“体系文件编写”培训和内审员培训,为协会下一步通过认证工作奠定了基础。5月16日组织了“标准化基础知识”全员培训,培训由协会秘书长主讲,包括协会及二级机构工作人员以及国家标准化管理委员会、西门子公司和北京市人才服务中心的部分人员在内共90余人参加了培训,秘书长结合生动的事例给大家讲述了标准化基础知识以及在我们日常生产、生活中的运用,让参加学习的人员听后受到很大启发,通过这次的培训对从事标准化的工作人员来说是一次很好的理论提高过程,对协会的新员工是一次很好的标准化基础理论入门知识普及。
为了适应我协会日益增多的与国外标准化机构外事交往活动的需要,6月15日我协会还组织了“涉外礼仪”培训,主要培训包括涉外会议、用餐、接待活动、着装、使用电话等礼仪基础知识。培训以观看人大金正昆教授有关商务礼仪的授课光盘,以及协会负责外事工作部门负责人结合工作中生动事例的讲解和评述相结合,使与会的全体工作人员深受启发,培训取得了满意的效果。按照培训计划协会还将于7月份开展“协会标准基础知识讲座”,以促进协会标准工作的开展;8月份开展“标准编写基础知识”讲座,使工作人员了解标准的编写知识以及制订标准的程序;9月份开展“地理标志产品保护制度知识讲座”,让工作人员了解开展地理标志产品的保护工作在促进国民经济发展中所起到的作用;10月开展“标准样品基础知识讲座”,让工作人员全面了解标准样品的知识。另外还将适时地组织开展不同层次的外语口语和标准化专业英语培训,以适应协会工作和标准化工作与国际接轨的需要。通过上述一系列培训工作的开展,达到更好的整合内部资源的目的,提高协会工作人员的团队意识,带动和促进各项业务工作更好的发展。
(三)“推进协会内部运行机制改革,建立符合社会发展的福利分配制度”工作开展情况
1、推行经济目标责任制工作
为落实“积极推行经济目标责任制,全面引入竞争机制”工作,我协会2007年在继续施行全员目标责任制的基础上,根据各业务部门的工作特点,在技术发展部和教育培训部等业务部门试行目标责任制量化考核工作,在年初签署《年度部门负责人目标管理责任书》和《年度各岗位工作人员目标管理责任书》时将年度工作任务化解为量化考核指标,以此明确部门和每个岗位的工作任务,便于操作和工作业绩考核。同时结合质量管理体系认证工作的开展,各部门还根据协会整体的质量目标对部门的质量目标进行了量化,并重新修订了各部门和各岗位工作人员的任职资格及工作职责,做到分工明确,责任到人,从而更好的促进协会业务工作的开展。
2、福利分配制度工作
为“落实福利分配制度,解决工作人员后顾之忧”工作,我协会于2007年推进了全员社会统筹福利保险制度,为包括外地户口在内的全体工作人员办理了“五险一金”立户手续,使保险办理率达到100%。还与北京市人才服务中心人事代理部建立了统筹保险和聘用人员人事档案托管关系,使包括外地户口在内聘用人员的社会保险和档案实行委托规范管理,档案托管率也达到了90%,解决了工作人员的后顾之忧。
(四)“加强基础建设,拓展协会生存空间” 工作开展情况
1、网络升级改造工作
为落实“改善办公条件,全面推行办公自动化”工作,我协会年继续推进协会内部局域网建设。4月11日为加强协会内部信息管理系统的日常应用,完善网络化、无纸化办公,为下一步开辟网络办公做好准备,我协会成立了由相关部门负责人,负责协会网络服务的下属机构华标伟业科技发展有限公司工作人员和网络及软件开发设计单位组成的“信息管理系统进行升级改造工作小组”,拟定升级改造工作进度,并定期召开协调会,推进相关工作的开展。第一期投入升级改造和设计开发费用达11万余元,在工作小组的共同努力下于6月底完成了包括:日常公文起草、传递、电子签名审批、存档;资产管理;协会标准数据库;发布局域网工作信息离线阅读通知等软件开发和升级改造工作,现已进入试用阶段,并将针对运行过程中发现的问题,进一步完善改造工作。第二期包括人事管理、标准样品管理等升级改造和设计开发已经完成需求汇总工作,设计工作正按计划进行,预计第二期投入升级改造和设计开发费用15万元左右。
2、会员管理与服务工作
为落实“开展标准化服务,拓展新的增长和创新点”工作,我协会开设了800会员服务专线,截至2007年6月底提供标准查询服务和标准代购服务累计4008人/次,加强了与会员的联络和服务。另外还针对不同领域会员单位的需求,于6月21日在大连组织开展了2007年度第一次会员互访交流活动,为会员单位提供有关进出口贸易和检验检疫等方面有针对性的标准化服务工作。这次活动共有来自北京、上海、深圳、大连和西门子等跨国公司的会员代表和部分会员单位的领导20余人参加了活动。交流活动达到了预期目的,协会将根据此次活动收集到的会员反馈信息,于今年10月份结合中国科协“会员日”主题,适时地组织今年第二次会员交流活动,并总结经验将会员交流活动长期坚持组织下去,不断改进,争取越办越好,为会员单位搭建更好的交流活动平台,提高会员服务工作的实质性和有效性。
6月5日针对会员发展、服务及管理工作过程中出现的新问题,同时也为了适应会员管理工作的新形势,以利今后会员工作的开展,持续改进服务工作,达到不断提高会员满意程度的目的。我协会内部负责会员管理工作和开展会员发展和服务工作的部门召开多次协调会,就今后加强会员发展、服务及监督管理等工作达成共识,明确了会员管理工作程序,做到责任到人,分工明确。为进一步推进规范会员服务和监督管理工作,提高会员满意度打好基础。
(五)项目年度考核指标完成情况
按照我协会制订的项目实施计划,我协会根据《项目任务书》中项目主要内容和目标,认真准备,严密组织,积极开展了项目落实工作,按计划完成了第一年的项目考核指标。其中有几点需要说明的问题:
1、在“加强机构监管,实施规范运作”方面,我协会开展的针对下属机构和分支机构的工作和需求调研工作还在进行中,完成率尚未达到100%的目标,下一步将通过调研对下属机构和分支机构的管理制度进行有针对性的修订和完善。
2、在“落实事业单位人事改革,推行全员聘用制”方面,由于协会的人员队伍相对稳定,招聘人员很少,并且通过人才中介开展聘用工作还在试行阶段,因此聘用率未达到30-50%的年度目标。另外由于网络软件设计支持单位工作进度的调整,人事管理程序软件正在设计过程中,待设计完成后即可推行人事档案网络化管理,实现对聘用人员的入职试用,转正,培训,考核和提升以及个人人事档案资料采取程序化管理和时时动态监控的功能。
3、在“落实福利分配制度,解决工作人员后顾之忧”方面,由于部分外地户口聘用人员的档案在转入我协会委托管理的北京市人才服务中心后经审核需要补充相关材料,所以档案未能如期转入,因此档案管理100%托管的目标尚未达标,但是我协会与北京市人才服务中心协调,已经先期办理了这部分工作人员的保险立户手续,保护了他们的合法权益。
4、在“改善办公条件,全面推行办公自动化”方面,同样由于网络软件设计支持单位工作进度调整的原因,我协会部分业务工作网络建设正在进行中,设计工作完成后即可实现项目的既定目标。
三、项目实施以来的问题与对策及今后的措施
由于协会办公地点搬迁的原因,影响了项目落实的工作进度,使得部分项目落实工作未能按项目实施计划如期进行。但是由于协会领导对项目落实工作的重视并认真督办,使协会各部门统一认识,加之事前项目组织工作到位,计划周密,安排合理,因而使项目落实工作在2007年开始正式实施后得以顺利进行,并在各部门工作人员的支持配合下能够如期完成。但是在实施过程中还存在一些问题,如由于项目实施计划的调整,使得一些落实工作进行的比较仓促,还有待在第二年项目落实工作中进一步细化和完善。力争按时完成立项时制定的全部工作内容和目标,通过一系列办事机构改革工作的开展,达到更好的发挥协会桥梁和纽带作用,促进协会向自主、自立、自强、自律方向健康发展的目的。
四、自查结论
经过我协会对项目实施计划的认真自查,认为我协会第一年的项目落实工作是积极、认真、有效的,圆满完成了项目中期考核目标。现将自查报告上报,提请中国科协审查考评。
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