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2016年国内企业技术文档现状调查报告

更新时间:2017-01-09 12:27

1.调查背景

 

  随着全球经济信息化智能化的深入发展,中国经济的转型升级,技术文档在产品与服务中扮演者越来越重要的角色。近年,在中国标准化协会及上海技术传播从业者联盟等力量的推动下,以技术文档为主体的技术传播(Technical Communication)行业在国内日益快速发展成长,越来越多的企业不同程度的意识到了技术文档的重要价值。

 

  本次调查旨在了解技术文档在国内的企业中(注:并非特指国企,指在国内经营的企业)受到重视的程度,因此在设计问卷的时候,有一部分的问题是针对管理层和普通文档工程师分别设计的。

 

  本次调查通过邮件,微信,领英邀请,共收到有效问卷140份,其中来自公司经营管理层的有11份,来自项目经理等的有22份,来自技术文档工程师的有97份,还有10份来自其他职位。

 

  由于本次样本有限,因此基于这些样本的某些结论,并不能非常客观的反映出实际情况。望知悉。

 

2.行业分布

 

  从调查结果来看,通信/IT还是占据了所有参与调查企业行业的大半壁江山,达到了57%。

 

 

3.企业性质

 

  接受调查的企业中,53%来自民营企业,32%来自外企。这个结果一改历年的调查中外企都是以绝对的优势占据第一的位置的情况。

 

 

4.企业性质与企业行业的交叉分析

 

  如果我们再进一步的分析,会发现在参加调查的大部分行业中,民企都是以绝对的优势位居第一。


 

5.语言种数

 

  企业技术文档包含2-5种语言的占据了近一半,达到49%。而一种语言的文档仅占23%。结果反映了一半以上的企业用多种语言开发技术文档,也体现了大部分企业的国际化程度较高。


 

6.文档语言种数和企业性质的交叉分析

 

  进一步分析语言种数和企业性质,我们发现,文档的语言种数和企业性质并没有直接的关系,不管在何种企业,都以2-5 种居多。文档语言在10 种以上的企业为外企和民企。我们非常欣喜的看到,民企中有近15%的企业的技术文档被开发成10 种以上的语言,可见民企的国际化程度高。

 

 

7.专兼职文档开发人员

 

  专职文档工程师以绝对的优势占到了86%。

 

 

8.专兼职文档开发人员与企业性质的交叉分析

 

  即使在不同性质的企业中,专职文档工程师的数量都是占绝对的优势(在外企甚至高达96%)。还有一个比较有趣的发现,采用文档外包的仅有外企,而民企、国企、合资企业宁愿用其他岗位的人员兼职来弥补文档开发人员的不足。

 

 

9.文档人员从属部门

 

  有专门文档部门的企业占到了42%,另外有37%文档工程师是从属于研发部门的。从一个侧面可以看到文档部门与研发部门的关系是相当紧密的。 

 

 

10.文档人员从属部门和企业性质的交叉分析

 

  民营企业的文档人员,从属研发部门的超过40%,超过了从属文档部门的30%,另外还有超过15%人员从属于市场部,可见民企对文档人员的从属划分并不是特别的严谨。而在外企、国企、合资企业,文档人员从属于文档部门的都超过半数。 

 

 

11.管理层专题

 

  11.1. 管理层认为技术文档在企业提供产品和服务中的重要性

 

  接受调查的11位管理层认为文档在企业提供产品和服务中,在以下各方面作用都是重要和非常重要的。仅有5位认为在 “作为单独的知识产品增加企业利润(如培训等)” 方面 “一般” 。没有人认为文档在以下方面不重要或者非常不重要。由此可见管理层对文档的重要性是认可的。

 

  调查项目:

  • 符合法律法规及标准,降低产品的使用风险功能

  • 提高产品竞争力

  • 提升用户满意度

  • 降低技术支持的成本

  • 作为单独的知识产品增加企业利润(如培训等)

  • 提升公司品牌形象  

 

 

  11.2. 管理层认为文档部门各职能的重要性

 

  参加调查的管理层认为,文档部门的以下职能都是非常重要或者重要的。没有人认为文档部门的各职能不重要或者非常不重要。这也说明了管理层对文档部门职能的重要性是认可的。

 

  调查项目:

  • 改善公司内部的技术沟通性能

  • 为产品设计提供建设性意见

  • 为技术支持减轻负担

  • 为其它部门提供内容输入和服务 

 

 

  11.3. 管理层对技术文档部门的期望

 

  大多数管理层在“提升自身的业务水平和工作技能”、“从公司层面整合管理公司的内容”、以及“从用户角度为产品设计提供建议,改进产品的可用性”方面都对文档部门有着很高或者比较高的期望。而在“在保证手册基本质量的前提下,尽可能降低成本”方面,并不存在特别强大的期望。

 

  调查项目:

  • 提升自身的业务水平和工作技能

  • 从公司层面整合管理公司的内容

  • 从用户角度为产品设计提供建议,改进产品的可用性

  • 在保证手册基本质量的前提下,尽可能降低成本 

 

 

  11.4. 预算

 

  注意:此项调查收集了管理层和项目经理两种角色的反馈,因为在项目经理的工作也会涉及预算。

  从图中可见,有超过一半的管理层和项目经理选择了会考虑文档部门的预算需求。这直接反映了管理层对文档的重视程度。 

 

 

  11.5. 管理层认为技术文档存在问题的严重程度

 

  在 “拼写或语法有问题 ,表达不清晰”和“翻译后文档可读性差,术语翻译不统一等”方面,有超过50%的管理层不认为该问题存在。有45%的管理层认为文档中存在“内容缺失、与产品不符,或过于简单”的问题,但是影响不大。认为存在问题比较大的是“输出形式比较单一,不符合当前的主流趋势”和“版本管理混乱,效率低下”,有26%的管理层如是认为。

 

  调查项目:

  • 内容缺失、与产品不符,或过于简单

  • 结构不合理,不易获取信息

  • 版本管理混乱,效率低下

  • 拼写或语法有问题 ,表达不清晰

  • 术语使用不恰当,前后不一致

  • 输出形式比较单一,不符合当前的主流趋势

  • 翻译后文档可读性差,术语翻译不统一等  

 

 

12.文档工程师专题

 

  12.1. 技术文档开发经历的阶段

 

  技术文档开发所经历的阶段中,参与调查企业普遍都经历了“内容开发”“归档”和“质量评审”,而相对经历比较少的是“媒体制作”和“分析产品环境”。企业重视质量评审,在一定程度上体现了企业对文档质量的追求,从而也体现了企业对文档的重视。而企业对于“分析产品环境”的相对欠缺,从一个侧面体现了企业虽然重视文档质量,但是对文档相关的分析评估事宜,企业并没有投入大量精力。“媒体制作”的数据,反应了国内大部分企业的文档输出仍属于传统的文本输出,对于制作多媒体输出,并没有太大的投入或者并没有意识到其必要性。

 

  另外要指出的是,在所列出的各项文档开发阶段,都有相当数量的投票,并没有出现某一项没有或只有极少数投票的情况。也从一个侧面反映出大部分参调企业的文档流程是规范和完整的,文档流程的规范也从一个侧面反映出了企业对文档的重视程度。 

 

 

  12.2. 文档开发可以改进的地方

 

  在文档可以改进的方面,票数前三位分别是“了解用户需求”、“ 提升用户界面和文档的可用性”和“提高在开发项目中的参与度”,这为文档工程师改进工作,提高自我都提供了很好的借鉴。

 

 

13. 其它发现

 

  13.1.预算与文档语言数量

 

  注意:此项数据是基于产品经理的预算反馈,因管理层的调查问卷不涉及企业文档语言数量。

  从调查结果可以看出,在文档语言数量为1的企业,有超过60%的企业在预算时不会考虑文档部门,而在文档语言数2-5种的企业,有50%在有明确ROI的时候会考虑文档预算,而在语言数量为10种以上的企业,100%都会考虑文档预算。这从一个侧面反映了文档语言数越是多的企业,国际化程度越高,对文档的重视度越高。 

 

 

  13.2. 研发人数和企业性质

 

  在国企中,研发人数超过500人的占了75%,而民营企业,外企,合资企业中在50%左右,由此可见,参加调查的企业规模都普遍是大型企业。而研发少于100人的企业,在民营、外企、合资企业中都有。由此可见,企业的规模和企业的性质没有直接联系。

 

 

  13.3. 文档需求趋势

 

  在参加调查的人员中,有近65%认为文档需求逐年上升,仅4%的人员认为文档需求逐年下降。由此可见大家对文档的前景是普遍看好的。 

 

 

14.结语

 

  本次调查在针对公司管理层的问卷设计中,并没有涉及到企业的业务范围(例如是否有海外市场),文档语言种数,和对文档需求趋势的预测,因此无法交叉分析有否海外市场、语言种类、文档需求趋势和文档重视度的关系。这部分信息,将在2017年的调查中完善。

 

另外,各位对调查报告有任何问题和感想,都可以联系我们,联系方式如下:


 

  感谢各位抽空阅读这份报告,并且希望各位在2017年也能参与到调查中来。